Apoyando a su equipo de proyecto: cómo liderar como Manager de Proyecto No Oficial
Como líder, guiar y apoyar proyectos es una forma clave de respaldar el éxito del proyecto, ya sea entrenando a los miembros del equipo o desempeñando un puesto no oficial de gestión de proyectos. Si bien es útil comprender el proceso y los factores que intervienen en la ejecución de un proyecto exitoso, los equipos también necesitan un liderazgo colaborativo y de apoyo para establecer objetivos de manera efectiva.
A menudo, el papel más importante de un líder en un proyecto es servir como entrenador y animador. Con una imagen más clara de cómo funcionan los proyectos saludables, los líderes están mejor equipados para dirigir las operaciones diarias hacia un destino objetivo. Ser un entrenador y animador proactivo y solidario a menudo significa brindar aliento junto con orientación informada, para infundir optimismo a los equipos, mantener a los equipos de proyecto encaminados o corregir el rumbo si los resultados no son los esperados o surge nueva información.
Independientemente del propósito de un proyecto, los líderes eficaces tienen amplias oportunidades de intervenir y apoyar a las personas que gestionan y ejecutan el trabajo, ya sea que esas personas estén en su equipo directo o no. A continuación se muestran algunas formas en que los líderes pueden ayudar a los equipos de proyecto a tener éxito durante todo el proceso.
Sea un conducto de comunicación
La variedad de perspectivas y experiencias en un equipo de alto rendimiento lo hace poderoso. Esta riqueza también garantiza que habrá inevitables errores de comunicación. Incluso los equipos más talentosos malinterpretarán o harán suposiciones durante un proyecto. Estar atento a un proyecto a medida que se desarrolla evita la falta de comunicación entre los miembros del equipo y las partes interesadas externas. Tener una política de exceso de comunicación y verificación de suposiciones mantendrá a los equipos encaminados y ayudará a cerrar las brechas de comunicación.
Los líderes pueden garantizar una colaboración fluida y fluida dentro y entre los equipos creando una atmósfera inclusiva y de apoyo donde las personas se sientan lo suficientemente seguras como para comunicar los problemas directamente cuando surjan. Crear un espacio dedicado para escuchar y entrenar a los miembros de su equipo generará confianza y cohesión y ayudará a que los miembros del equipo lo vean como un aliado, mentor y animador.
En un entorno de trabajo distribuido, es aún más importante que los miembros del equipo tengan acceso a tecnología y marcos que les ayuden a comunicarse clara y frecuentemente con otros miembros del equipo del proyecto: garantizar que las vías de comunicación sean abiertas, funcionales y de fácil acceso. Aliente a los miembros del equipo a consultar con los clientes y las partes interesadas con frecuencia para mantener la visibilidad y la alineación con los objetivos del proyecto, y para adaptarse con agilidad a cualquier entrada o requisito cambiante.
Asegúrese de que los documentos guía y las actualizaciones se compartan periódicamente tanto con los miembros del equipo del proyecto como con las partes interesadas para abordar y resolver cualquier desalineación, y genere expectativas de estos controles bidireccionales a través de canales efectivos.
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Vincular las actividades del proyecto con el valor
Como líder, su papel como coach no es sólo comprender dónde encaja el valor en la ecuación del éxito, sino también comunicar el propósito detrás del proyecto en cada oportunidad. Cree conexiones para los miembros del equipo entre el trabajo que están haciendo y la propuesta de valor del proyecto. «Comunique que el valor del proyecto es su contribución a los objetivos de su organización», dice Kogon. «Los líderes deben ser proactivos a la hora de responder a los proyectos que se están llevando a cabo en la organización y garantizar que esos proyectos se alineen con lo que es más valioso para sus equipos internos y clientes».
Comunicar un enfoque orientado a valores permite a los miembros del equipo comprender el significado detrás del proyecto y contribuir con soluciones más creativas a los problemas o obstáculos que surgen en el camino. Esta comunicación centrada en valores puede parecer una pregunta durante las reuniones periódicas del equipo para generar ideas sobre si el trabajo y los resultados se mantienen acordes con el propósito previsto del proyecto. Fomentar de esta manera una comprensión personal y la propiedad del valor hace que el trabajo sea más gratificante personalmente, aumenta la inversión y respalda el desarrollo auténtico del equipo porque los miembros comprenden el impacto de su contribución.
Proteja sus equipos de proyecto
Como líder que puede desempeñar una función no oficial de gestión de proyectos o guiar proyectos a un nivel superior, es clave brindar apoyo constante tanto a sus equipos como a los posibles gerentes de proyectos. Proteger a los gerentes de proyectos tanto dedicados como no oficiales para que no se sientan abrumados y distraídos mientras demuestran límites sensatos es una habilidad de liderazgo crucial. «Todo el mundo está creando algo, ya sea un nuevo sistema, un nuevo producto, un nuevo programa de marketing o un programa de formación de liderazgo», afirma Kogon. «Parte de la responsabilidad de un líder es mitigar realmente los proyectos favoritos, cosas que realmente no tienen sentido» en el contexto de la propuesta de valor más amplia, dice.
Apoyar la colaboración entre los miembros del equipo y las áreas funcionales, centrar los equipos en torno al valor comercial y abrir canales de comunicación como líder fomentará un ambiente de trabajo saludable, impulsará el compromiso del proyecto y ayudará a los equipos a trabajar juntos de manera efectiva para ofrecer resultados de alto impacto para su organización.
La naturaleza siempre cambiante de las organizaciones modernas significa que los líderes a menudo desempeñan el papel de directores de proyectos no oficiales. Fortalezca sus habilidades con un marco sólido de gestión de proyectos, un enfoque de coordinación de equipos de apoyo y herramientas para eliminar fricciones.